Hur jobbar vi övergripande för att följa GDPR?
Vi på ReklamBänken AB (i folkmun kallat ReklamBanken), org.nummer 556864-1178, ser till att det är enkelt och smidigt att avanmäla sig från vårt register som frilansare eller jobbsökande. Detta görs via mejladressen raderamig@reklambanken.se eller genom att skicka ett sms med “raderamig” + ditt namn och efternamn till telefonnummer till +46 768 55 50 84.
Vi sparar bara sådan information som vi verkligen behöver för att kunna sköta vår verksamhet, dvs vi tänker efter både en och två gånger innan vi adderar ny information i det register som vi har sparat via de molnlösningar vi använder oss av; Google Suite, Trello och Slack.
Vi ser alltid till att få samtycke från våra frilansare och jobbsökande innan vi skickar vidare någon personuppgiftsinformation till våra samarbetspartners och kunder. Vi är dessutom noga med att säkerställa att mottagarna av personuppgiftsinformationen också följer GDPR. Detta gör vi genom skriftliga avtal med vår personuppgiftspolicy.
Vad har vi för personuppgifter om dig om vart har den skickats?
Det är din lagliga rätt att få reda på vilka uppgifter vi har sparat om dig och till vilka kunder och personer dessa har delats. Förhoppningsvis vet du redan vart, eller för vem vi har presenterat dig, eftersom vi bara gör det med samtycke. Vi finns alltid tillgängliga för att svara på frågor eller visa dig vilka uppgifter vi har sparat och vart vi har presenterat dig.
Hur avregistrerar man sig?
Du skickar ett mejl till raderamig@reklambanken.se eller ett sms med “raderamig” plus ditt namn och efternamn till telefonnummer till +46 768 55 50 84. Vi raderar då informationen om dig ur våra register.
Hur jobbar vi med mejl?
Vanlig mejlkontakt och korrespondens med frilansare och jobbsökande samt kundkontakter har vi såklart i mejlkorgen. Men CV och annan personuppgiftsinformation samt eventuell känslig data som delats med oss måste raderas alternativt sparas på säker plats med samtycke från personen i fråga. Om vi tycker att personen som vi är i kontakt med har en intressant profil för ReklamBankens verksamhet och vi vill spara information om personen för framtida jobb och uppdrag, så gör vi detta i våra register på Google,Trello och Slack.
Sträva mot uppdaterade LinkedIn-profiler
Vi undviker att jobba med CV:s i största möjliga mån och uppmanar istället våra frilansare och kandidater att ha uppdaterade och utförliga LinkedIn-profiler.
Vad ser vi som personuppgifter?
Namn
Adress
Foton
Ljud
IP-adress
Telefonnummer
Personnummer
Registreringsnummer
Vi sparar eller delar ingen typ av följande känslig information, som exempelvis:
Etniskt ursprung
Politisk tillhörighet
Religion
Medlemskap i fackförening
Hälsa och sjukdom
Sexualitet
Hur och vilka personuppgifter sparar vi?
Vi sparar namn, i vissa fall telefonnummer, mejladress, LinkedIn-länk, länk till hemsida/portfolio tillsammans med eventuell kommentar om personen i fråga i de dokument och register som vi har i Google Suite, Trello och i vissa fall på Slack. Ibland lägger vi även in en referensperson som har tipsat eller gett referens eller omdöme om personen i fråga.
Hur presenterar vi våra kandidater för våra uppdragsgivare?
Vi skriver en kort presentationstext om personens bakgrund och erfarenhet, adderar LinkedIn-profil (undantagsvis CV) och eventuellt några rader om varför vi tror att kandidaten i fråga passar för uppdraget alt. jobbet. Ibland lämnar vi ut mejladress eller telefonnummer, men då har såklart kandidat sagt ok till det först.
Viktigt; vi gör allt i vår makt för att säkerställa att våra samarbetspartner som får informationen inte delar den vidare till andra.
Alltid jobba för samtycke
Vi måste alltid få ett samtycke från personen i fråga att vi skickar personuppgifter vidare och att vi presenterar dem för kund med några få rader som vi själva skrivit ihop, baserat på information som vi fått från möte/kontakt.
Undvika onödig information
Vi raderar all personuppgiftsinformation som inte är relevant för oss och vår verksamhet. Vi sparar inget bara för att “ha-det-på-lager” eller efter principen “den-som-spar-han-har”.
Hur länge sparar vi information?
Karriärer är livslånga varför vi kan spara kandidat-profiler tills kandidaterna ber om att bli raderade ur våra register. Dock görs gallringar med jämna mellanrum för att hålla våra register uppdaterade och relevanta. CV:n och referenser/omdömen kopplade till en specifik rekrytering och som sen inte sparas i vårt allmänna kandidatregister, sparas upp till två år tillsammans med övriga relevanta dokument för just den specifika rekryteringen. Detta för att kunna ha som bevisbörda om tvist i samband med rekrytering skulle uppstå.
Hur säkerställer vi att våra kunder och samarbetspartners följer GDPR?
Vi uppdaterar våra kundavtal med ReklamBankens personuppgiftspolicy. Denna bilaga till avtalet måste godkännas av våra kunder och samarbetspartners.
Hur agerar vi vid dataintrång?
Vi har tagit fram en attackplan om olyckan skulle vara framme (vid ett eventuellt intrång), där vi punkt för punkt följer de instruktioner för personuppgiftsincident som tagits fram av Datainspektionen.
Till vem hos oss ska man vända sig med sina frågor rörande personuppgifter och GDPR?
Det går bra att vända sig till vem som helst hos oss på ReklamBanken, men lisa@reklambanken.se eller christoffer@reklambanken.se är att föredra.
Vart ska du vända dig om du tycker att vi missköter oss med dina personuppgifter?
Om du tycker att dina personuppgifter har hanterats på ett felaktigt vis av oss kan du såklart lämna in ett klagomål till Datainspektionen, men vi skulle förstås bli jätteglada och tacksamma om du vände dig till någon av oss på ReklamBanken först, så vi kan få möjlighet att rätta till eventuella misstag (det är också vad Datainspektionen uppmanar till). Men – om du är jättearg på oss – kan du läsa mer om hur du går tillväga för att lämna in ett klagomål här.
Är vi klara med GDPR efter att lagen trätt i kraft 25 maj 2018?
Nej, det är då vi börjde jobba med GDPR (tidigare hade vi ju PUL) och våra nya rutiner och processer kring personuppgiftshantering enligt den nya lagen. Vi kommer att lära oss massor längs vägen, kanske till och med göra ett och annat litet misstag och uppdatera rutiner och processer löpande allteftersom den nya lagen sätter sig på plats. Dock kan vi lova att vårt fokus kommer alltid vara att behandla dina personuppgifter med allra största respekt.